Faturação Eletrónica no Pós-Venda: Requisitos Legais e Software de Gestão para Oficinas

A faturação eletrónica é um tema cada vez mais relevante no sector automóvel, especialmente no contexto do pós-venda. Com a evolução das tecnologias e as exigências legais, as oficinas precisam de adaptar os seus processos de faturação. A implementação da faturação eletrónica não é apenas uma questão de modernização, mas uma obrigação legal para todos os negócios registados para efeitos de IVA em Portugal. Este artigo abordará os requisitos legais associados à faturação eletrónica, bem como as soluções de software de gestão que podem facilitar esta transição. Serão discutidos os principais pontos que as oficinas devem considerar para garantir a conformidade e eficiência no seu funcionamento diário. Através da compreensão dos aspectos legais e da escolha do software adequado, as oficinas podem otimizar a sua gestão financeira e melhorar a sua relação com os clientes e as autoridades fiscais.

Requisitos Legais de Faturação Eletrónica

Obrigatoriedade de Relato Electrónico

A legislação portuguesa exige que todas as empresas registadas para IVA, incluindo as oficinas de reparação automóvel, transmitam eletronicamente os dados das suas faturas à Autoridade Tributária (AT). Esta obrigação é crucial, mesmo que a fatura emitida seja em formato papel ou PDF. O cumprimento desta norma é fundamental para evitar penalizações e garantir a transparência nas transações comerciais. Além disso, a não conformidade pode levar a complicações legais, o que torna ainda mais importante o entendimento e a implementação adequada deste requisito.

Software de Faturação Certificado

Para assegurar a conformidade com as exigências de relato, as oficinas devem utilizar software de faturação certificado. Este software é responsável por gerar um código ATCUD e um código QR para cada fatura emitida. A AT disponibiliza uma lista de software certificado que pode ser consultada pelas empresas. A escolha de um software adequado é essencial para garantir a eficiência do processo de faturação e a conformidade legal. Com um bom sistema, as oficinas podem minimizar erros e optimizar o tempo gasto na gestão de faturas.

Relatório SAF-T

As oficinas são também obrigadas a submeter mensalmente ficheiros SAF-T, que contêm dados detalhados sobre as faturas emitidas. O SAF-T é um formato XML padronizado para a reportação de transações. Este relatório permite à AT realizar auditorias e verificar a conformidade fiscal das empresas. A correta gestão deste relatório é fundamental para evitar problemas com a fiscalidade. Assim, as oficinas devem garantir que todos os dados estejam corretos e completos antes da submissão, garantindo uma relação saudável com as autoridades fiscais.

Faturação Electrónica no Setor Público

E-Faturação para o Setor Público

As oficinas que fornecem serviços ao setor público, como a reparação de veículos do governo, devem emitir faturas eletrónicas em um formato estruturado através da plataforma FE-AP do governo. Esta exigência é obrigatória desde 1 de janeiro de 2024 e aplica-se a todos os fornecedores do setor público, incluindo as PME. A adaptação a esta norma é crucial para que as oficinas possam continuar a trabalhar com entidades governamentais. O não cumprimento pode resultar em perda de contratos e oportunidades de negócio.

Benefícios da Faturação Electrónica no Setor Público

A faturação eletrónica traz vantagens significativas ao setor público, como a redução de custos operacionais e a melhoria da eficiência na gestão de faturas. Além disso, promove a transparência e a rastreabilidade das transações, o que é especialmente importante em contratos públicos. As oficinas devem estar cientes dessas vantagens para maximizar a sua competitividade. A utilização de sistemas electrónicos também permite uma melhor organização interna e facilita a comunicação entre as partes envolvidas.

Futuras Exigências da Faturação Electrónica

Assinatura Eletrónica Qualificada

Apesar de atualmente as transações B2B e B2C poderem usar faturas em papel ou PDF, a partir de 1 de janeiro de 2026, as faturas em PDF deverão incluir uma Assinatura Eletrónica Qualificada (QES). Esta exigência representa um passo à frente na digitalização e segurança das transações comerciais. As oficinas devem preparar-se para esta mudança, investindo em software que suporte esta nova funcionalidade. A implementação de assinaturas electrónicas qualificadas não só aumentará a segurança, mas também a confiança das partes envolvidas nas transações.

Preparação para a Transição

A transição para a utilização de assinaturas eletrónicas qualificadas requer um planeamento cuidadoso. As oficinas devem avaliar as suas atuais práticas de faturação e identificar as áreas que necessitam de atualização. A formação dos colaboradores sobre o uso do novo software e a compreensão das novas exigências legais é essencial para uma implementação bem-sucedida. Um bom plano de formação e adaptação pode ajudar a minimizar interrupções nas operações diárias e garantir uma transição suave.

Acompanhamento das Mudanças Legais

As oficinas devem manter-se atualizadas sobre as alterações nas legislações fiscais e nas obrigações relacionadas com a faturação eletrónica. A monitorização constante das normas pode evitar surpresas desagradáveis e permitir uma adaptação mais ágil às novas exigências. O papel de um consultor fiscal pode ser valioso neste processo, oferecendo orientação especializada. Com a assistência adequada, as oficinas podem garantir que estão sempre em conformidade e preparadas para qualquer mudança futura.
Em suma, a faturação eletrónica no pós-venda automóvel é uma realidade que não pode ser ignorada. As oficinas devem estar atentas aos requisitos legais, como a obrigatoriedade de relato eletrónico e a utilização de software certificado. Além disso, devem preparar-se para as futuras exigências, como a assinatura eletrónica qualificada. Ao garantir a conformidade e escolher as ferramentas adequadas, as oficinas podem otimizar a sua gestão e melhorar a sua relação com clientes e autoridades fiscais. Para saber mais sobre soluções de gestão para a sua oficina, registe-se na plataforma Recambiofacil e descubra como podemos ajudá-lo a modernizar o seu negócio.